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1) 列出项目报告的受众有哪些
结合报告的目的，弄清楚这个报告要发给哪些人看，先把这些人列出来；
2) 分析受众与项目之间的利害关系
接下来我们要分析清楚这些受众与项目之间的利害关系。这个有很多的模型可以参考，比如关注两个维度，一个是其权力大小，决定了他对项目的影响力度；另一个是其个人利益与项目的关联性，决定了他对项目的关注程度；
3) 了解受众的信息需求
再接下来，我们就要去洞悉这些受众的信息需求。从各自的角色职责、从相互间的指挥报告关系、从个人与项目之间的利益关联等多方面，了解他们需要哪些项目信息来做出判断和决策；
4) 了解受众的沟通偏好
更进一步地，我们还需要了解受众的沟通偏好。对于同类的信息需求，不同的受众喜欢的表现形式也不一样，比如：信息的详细程度、排版格式和行文风格。
既然报告是为受众服务的，那么就需要研究报告的受众有哪些沟通与信息需求。以西安可行性研究报告撰写为例，项目中有哪些问题，有什么对策等，我们要尝试站在不同的角度思考问题。
